Bom Dia Galera,
Vamos estudar hoje a Gestão de Documentos.
Gerenciamento da Informação:
Informação:
Elemento
referencial, noção, ideia ou mensagem contida num documento
Gerenciamento de
informação:
Administração do
uso e circulação desta informação
Controle e
recuperação de documentos (digitais ou convencionais)
Fornece insumo para
tomadas de decisões
Sistema de
informação:
Gerenciamento do
fluxo de dados na organização
Acesso a informação
(orgânica ou não)
Fornece insumos
para tomada de decisão
Conceito de Gestão de Documentos: Gestão de documentos
é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Gestão de Documentos:
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Atingida
através do planejamento, organização, coordenação e controle
Elementos como recursos humanos, espaço
físico e equipamentos
Objetivando aperfeiçoar e simplificar o
ciclo documental
Diagnóstico do Arquivo
Análise detalhada
dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo na instituição
Identificar as
falhas existentes
Permite adotar
medidas que visem o aumento da eficiência
FASES
PRODUÇÃO:
elaboração de documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou
setor
UTILIZAÇÃO: fluxo
percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa,
assim sua guarda após acabar seu trâmite
AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO: atividade de análise,
seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos (etapa mais complexa)
Avaliar é decidir o
futuro do documento
Destinar é dar ao
documento um destino (guardar ou eliminar)
Bem Galera, encerramos o primeiro post sobre a Gestão de Documentos. Continuamos no próximo post.
Fonte: Robnei Stefanes.
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A Luta Continua.
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